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在人类的交流过程中，有效性的信息55%~60%依赖于视觉效果，33%~38%依赖于声音，只有7%依赖于内容，所以单单一个声音的表现，远远不能满足现代会议的要求。所以现代会议我们需要高质量的音频信号，高清晰的视频动态画面及图像、实物资料，准确无误的数据表达及一套实用高效的控制系统，以方便实现所有操作。这时的会议系统不但进入了有序的组织状态，同时也保证了会议高效的进行，这样的会议解决方案无疑是很具有现实意义的会议组织的工具。
随着信息技术进步，智能视听系统在帮助客户改善和提升行业应用的形态、功能和效率等方面正在发挥越来越大的作用。同时采用先进的多媒体信息系统可以实现办公流程集约化，资源利用集中化，有效提升办公效率，节省人力成本与资源消耗，越来越多的企事业单位对多媒体信息系统的需求不断增大。不仅如此，随着中国对全世界经济的影响，越来越多的外企在华落户，越来越越需要智能视听系统连接国内与国外，对智能视听系统的依赖性越来越强，以提高沟通效率。
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